امروزه مدیریت جریان های كاری و مكاتبات با استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها و شرکت ها به یک ضرروت بدل شده است و استفاده از رو‎شهای سنتی و انسان محور به دلیل اتلاف زمان و سرمایه های انسانی و مالی قابل قبول نمیباشد .

اتوماسیون اداری ، مجموعه‌ای از روشها و جریان های کاری است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود. در اتوماسیون اداری، کار به دقت بررسی میشود و کارهای تکراری و یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی و یا تجاری ، اتوماسیون اداری قابل انجام است شناسایی شده و به صورت خودکار بر اساس پیش فرض های قبلی انجام می شوند. سایر کارها که نیاز به عملکرد انسانی دارد بر اساس پیش فرض ها به صورت اتوماتیک به افراد مربوطه ارجاع می شوند.

اتوماسیون اداری چگونه باعث افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان میشود ؟

  • گردش الکترونیکی مکاتبات
  • صرفه جویی در زمان
  • پاسخگویی سریع و شفاف به ارباب رجوع
  • جستجوی آسان دراطلاعات جمع آوری شده
  • حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری
  • اعمال کنترل مناسب بر روی کاربران
  • ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  • بهبود ارتباطات درون سازمانی
  • تهیه گزارشات و آمار دقیق اطلاعاتی

یک اتوماسیون اداری مناسب و کار آمد، بهترین ابزار برای دستیابی به راهکارهای مفید در راستای افزایش بهره وری سازمان ، صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه ها می باشد . راه کارهای هوشمندانه و اتوماتیک به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش كارها را میسر می‎سازد. همچنین در سازمان هایی که تعداد مراجعه کنندگان آن ها در روز زیاد می باشد، مجهز بودن سازمان به اتوماسیون اداری سبب افزایش رضایت مراجعه کنندگان به سازمان می باشد.

داده پردازان راستین با رویکرد و تفکر سیستمی فعالیت های جاری سازمان ها ، شرکت های کوچک ، متوسط و بزرگ را با بررسی های علمی بهینه سازی و نهایتا” آنها را به صورت جریان های کاری سیستمی در بستر اتوماسیون پیاده سازی می نماید ، تفکر داده پردازان راستین در زمینه اتوماسیون های اداری نسبت به سایر رقباء متفاوت بوده و آن را یک بسته نرم افزاری از پیش آماده نمی داند ، و بر این باور است که مجموعه ها با جریان های کاری متفاوت هستند و می بایستی بستر طراحی و پیاده سازی جریان ها در اختیار مجموعه ها و سازمان ها قرار بگیرد .

داده پردازان راستین فراتر از قابلیت ها و توانمندی هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده برای یک سازمان ایجاد میکند، در سیستم اتوماسیون اداری داده پردازان راستین ، امکانات و ویژگی های خاص و منحصر به فردی وجود دارد .

در ادامه به تعدادی از این قابلیت ها اشاره شده است:

  • در این نرم افزار کاربران در یک محیط کاربری علاوه برنامه ها، کارها و وظایفشان را نیز انجام خواهند داد.
  • نرم افزار کاملا” تحت وب بوده و بر روی تمام مرورگر ها بدون هیچ مشکلی قابل استفاده می باشد.
  • برای استفاده از این نرم افزار توسط کاربران نیاز به نصب هیچگونه برنامه دیگری نمی باشد .
  • افزونه های سیستم امکان استفاده از آن برای Word و Outlook را به کاربران میدهد .
  • کاربران می توانند توسط قابلیت خودکار ساز بسیاری از فرآیند های روزمره خود را به صورت اتوماتیک اجرا نمایند.
  • این نرم افزار در لایه کاربری دارای طراحی ظاهری بسیار حرفه ای و استاندارد میباشد .
  • با یک کلیک کلیه خطاهای احتمالی برای تیم پشتیبانی داده پردازان راستین ارسال میشود .
  • این نرم افزار دارای نسخه تحت موبایل ( اپ موبایل ) با قابلیت نصب بر روی انواع موبایل یا تبلت می باشد.
  • نرم افزار دارای کارتابل آفلاین بوده و کاربران در هنگام عدم اتصال به شبکه نیز امکان دسترسی به سیستم را دارند و عملیات متداول مانند دیدن نامه ها و کارها و … در دسترس می باشد.
  • این نرم افزار دارای صدها گزارش مختلف می باشد.
  • این نرم افزار به منظور رفع سریع خطا ها کلیه خطاها را log می نماید.
  • این نرم افزار قابلیت پشتیبانی از پروتکل https را به منظور ایمن سازی انتقال اطلاعات دارا می باشد.
  •  با پشتیبانی از امکان Full Text Search قابلیت جستجوی در داخل محتوای فایل های ذخیره شده را دارد.
  • این نرم افزار امکان اتصال به انواع اسکنر ها را دارد .
  • این نرم افزار دارای پورتال آموزشی رایگان می باشد.
  • رعایت استاندارد ها، یادگیری و بهره برداری از این سیستم را در کمترین زمان ممکن فراهم می سازد.

پیاده سازی و طراحی اتوماسیون اداری، مسئله ای است کاملا مرتبط با سیاست های و نیاز های یک سازمان، در صورتی که در این خصوص نیاز به مشاوره دارید با ما تماس بگیرید.

رضایتمندی مشتریان

ارسال پیام !