امروزه مدیریت جریان های كاری و مكاتبات با استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها و شرکت ها، به دلیل حجم بالای کاری  به یک ضرروت بدل شده است و استفاده از رو‎شهای سنتی و انسان محور به دلیل اتلاف زمان و سرمایه های انسانی و مالی قابل قبول نمیباشد .

اتوماسیون اداری ، مجموعه‌ای از روشها و جریان های کاری است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود. در اتوماسیون اداری، کار به دقت بررسی میشود و کارهای تکراری و یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی و یا تجاری ، اتوماسیون اداری قابل انجام است شناسایی شده و به صورت خودکار بر اساس پیش فرض های قبلی برنامه ریزی و  انجام می شوند. سایر کارها که نیاز به عملکرد انسانی دارد بر اساس پیش فرض های تعریف شده به صورت اتوماتیک به افراد مربوطه ارجاع داده خواهند شد.

طراحی اتوماسیون اداری چگونه باعث افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان میشود ؟

  • گردش الکترونیکی مکاتبات اداری
  • صرفه جویی در زمان و تایم اداری
  • پاسخگویی سریع و شفاف به ارباب رجوع
  • جستجوی آسان در اطلاعات جمع آوری شده
  • حذف کاغذ و مشکلات مربوط به آن از چرخه مکاتبات اداری
  • اعمال کنترل مناسب بر روی کاربران و کارمندان
  • ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  • بهبود ارتباطات درون سازمانی
  • تهیه گزارشات و آمار دقیق اطلاعاتی

یک اتوماسیون اداری کارآمد، بهترین ابزار برای دستیابی به راهکارهای مفید در راستای افزایش بهره وری سازمان ، صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه ها می باشد . راه کارهای هوشمندانه و اتوماتیک به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش كارها را میسر می‎سازد. همچنین در سازمان هایی که تعداد مراجعه کنندگان آن ها در روز زیاد می باشد، مجهز بودن سازمان به اتوماسیون اداری سبب افزایش رضایت مراجعه کنندگان به سازمان می باشد.

داده پردازان راستین با رویکرد و تفکر سیستمی فعالیت های جاری سازمان ها ، شرکت های کوچک ، متوسط و بزرگ را با بررسی های علمی بهینه سازی و نهایتا” آنها را به صورت جریان های کاری سیستمی در بستر اتوماسیون پیاده سازی می نماید ، تفکر داده پردازان راستین در زمینه اتوماسیون های اداری نسبت به سایر رقباء متفاوت بوده و آن را یک بسته نرم افزاری از پیش آماده نمی داند. در داده پردازان راستین ، ما بر این باوریم که مجموعه ها با جریان های کاری متفاوت هستند و می بایستی بستر طراحی و پیاده سازی جریان ها در اختیار مجموعه ها و سازمان ها قرار بگیرد و در این صورت است که محصول نهایی ، به بهبود و رشد سازمان کمک می کند.

داده پردازان راستین فراتر از قابلیت ها و توانمندی ها یی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده برای یک سازمان ایجاد می کند، امکانات و ویژگی های خاص و منحصر به فردی وجود دارد .

در ادامه به تعدادی از این قابلیت ها اشاره شده است:

  • در این نرم افزار کاربران در یک محیط کاربری علاوه برنامه ها، کارها و وظایفشان را نیز انجام خواهند داد.
  • نرم افزار کاملا” تحت وب بوده و بر روی تمام مرورگر ها بدون هیچ مشکلی قابل استفاده می باشد.
  • برای استفاده از این نرم افزار توسط کاربران نیاز به نصب هیچگونه برنامه دیگری نمی باشد .
  • افزونه های سیستم امکان استفاده از آن Word و Outlook را به کاربران می دهد .
  • کاربران می توانند توسط قابلیت خودکار ساز بسیاری از فرآیند های روزمره خود را به صورت اتوماتیک اجرا نمایند.
  • این نرم افزار در لایه کاربری دارای طراحی ظاهری بسیار حرفه ای و استاندارد می باشد .
  • پشتیبانی حرفه ای به صورتی که با یک کلیک کلیه خطاهای احتمالی برای تیم پشتیبانی داده پردازان راستین ارسال می شود .
  • این نرم افزار دارای نسخه تحت موبایل ( اپ موبایل ) با قابلیت نصب بر روی انواع موبایل یا تبلت با سیستم عامل های متفاوت می باشد.
  • نرم افزار دارای کارتابل آفلاین بوده و کاربران در هنگام عدم اتصال به شبکه نیز امکان دسترسی به سیستم را دارند و عملیات متداول مانند دیدن نامه ها و کارها و … در دسترس می باشد.
  • این نرم افزار دارای صدها گزارش مختلف می باشد.
  • این نرم افزار به منظور رفع سریع خطا ها کلیه خطاها را log می نماید.
  • این نرم افزار قابلیت پشتیبانی از پروتکل https را به منظور ایمن سازی انتقال اطلاعات دارا می باشد.
  •  با پشتیبانی از امکان Full Text Search قابلیت جستجوی در داخل محتوای فایل های ذخیره شده را دارد که خود به امر جستجو کمک بزرگی می کند
  • این نرم افزار امکان اتصال به انواع اسکنر ها را دارد .
  • این نرم افزار دارای پورتال آموزشی رایگان می باشد.
  • رعایت استاندارد ها، یادگیری و بهره برداری از این سیستم را در کمترین زمان ممکن فراهم می سازد.

پیاده سازی و طراحی اتوماسیون اداری، مسئله ای است کاملا مرتبط با سیاست های و نیاز های یک سازمان، در صورتی که در این خصوص نیاز به مشاوره دارید با ما تماس بگیرید.

مقالات مرتبط:

سیستم اتوماسیون اداری از چه رو حائز اهمیت است؟

رضایتمندی مشتریان

ارسال پیام !