سازمان هوشمند

آیا خروج یک نفر از سازمان شما باعث از هم پاشیدن سازمان خواهد شد؟
در صورتیکه پاسخ شما مثبت باشد می توان گفت که در سازمان شما روال های کاری نامشخص و نا مرتبط است و اطلاعات در آن به اشتراک گذاشته نشده است در این صورت شما نیاز به سیستمی دارید که در آن تمام اجزای سازمان را یکپارچه کرده و اطلاعات در بین تمام کارمندان به اشتراک گذاشته شود و مانع از تکرار بیهوده کارها شود.این سیستم ،فضایی را در سازمان ایجاد می كند كه در آن اطلاعات ، در زمان لازم در اختیار افرادی كه به آن نیاز دارند قرار می گیرد، یعنی همه كاركنان و همه چیز به یكدیگر مرتبط و متصل هستند و خروج یك نفر از سازمان باعث از هم پاشیدن هیچ چیز در سازمان نخواهد شد.
این سیستم در هر سازمانی متفاوت از سازمان های دیگر می باشد برای دستیابی به این موضوع نیازمند مشخص کردن مراحل انجام هر کار و نقش هر فرد در اجرای فرآیند ها هستیم، تا بر اساس این گردش اطلاعاتی، فرآیند کاری مناسب را طراحی کنیم.
یکی از مشکلاتی که در اجرای فرآیند های کاری با آن برخورد می کنیم، این است که پرسنل با تجمیع کار در کارتابل هاشون مواجه می شوند و نیاز به زمان زیادی صرف پیدا کردن کارهایی که باید در روز جاری انجام شوند دارند. یا با کارهایی مواجه می شوندکه نیاز به پیگیری در روز های آتی دارد و کارکنان شرکت نیاز دارند برای پیگیری این کارها زمانی را مشخص کنند تا در زمان مشخص به ایشان جهت پیگیری کار اطلاع داده شود. یا ممکن است برخی فرآیند های کاری مثل ارائه خدمات دوره ای، دارای زمانبندی جهت انجام مراحل مختلف باشد.با استفاده از ماژول انتظار می توانید تمامی این موارد رو جهت مدیریت امور و تسهیل هرچه بهتر کارها به راحتی اجرا کنید. می توانید در هر مرحله، کارهای در انتظار جهت پیگیری را مشاهده کنید و بدون اینکه کارها در کارتابل ها انباشته شوند، به سادگی و در موثر ترین زمان پیگیری کنیدو از این طریق همیشه کارتابل هایتان بروز باشند. حتی در بسیاری از موارد بدون دخالت کاربران و کاملا سیستماتیک، در بهترین زمان فعالیت های دیگری مانند ارسال پیام کوتاه، ایمیل و فاکس و … رو ایجاد و پیگیری کرد و یا وظیفه برای کاربران و …. رو تعریف و اجرا نمود. این امر باعث می شود تا بتوانیم بهتر از منابع استفاده کنیم. با ترکیب این قابلیت و گزارشات فرآیندی، می توانید دید خوبی بر روی نقاط انباشت کار و ضعف های فرآیندهای سازمان داشته باشید و بدانید در کدام قسمت ها با کمبود منابع مواجه هستید.
نكته مهم دیگر در تببین راهبرد این سیستم ، نگرش كل نگر است. سازمان باید نگرش جامع و كل نگر داشته باشد و این نگرش را در عملكرد محدود خود به كار گیردچرا که ممکن است سازمان شعب متعددی در شهرهای مختلف داشته باشد در این صورت باید روال های کلی مشخص شود .توجه داشته باشیم این سیستم نمی تواند مستقل از سایر برنامه های راهبردی سازمان عمل كند و باید همخوان و همسو با سایر اهداف كلان و راهبردهای سازمان باشد

نظرات شما